مستندسازی و حفظ و نگهداری آثار و اسناد و اطلاعات هر سیستم و پردازش و بهره برداری و انتقال اطلاعات وتجربیات، جایگاه مهمی در مدیریت دانش هر مجموعه؛ خصوصا مراکز علمی دارد. بخش مهمی از اسناد و اطلاعات، مربوط به سوابق شکل گیری ورشد وتوسعه دانشگاه می باشد.

مصوبات ستاد بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه

در جلسه پنجم ستاد بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه در تاریخ 6/5/1394 مقرر گردید کمیته های ذیل تشکیل گردد:
1- کمیته برگزاری مراسم بزرگداشت
2- کمیته مستندسازی و برنامه های جانبی
3- کمیته بین الملل
4- کمیته مالی
- همچنین در این جلسه مقرر شد در هر دانشکده گردهمایی با کمک فارغ التحصیلان، قبل ازمراسم اصلی دانشگاه انجام شود. - در این جلسه مدیر تربیت بدنی گزارشی از طرح المپیاد ورزشی دانشجویان و اساتید ارائه نمودند.
- طبق هماهنگی بعمل آمده قرار است انجمن SUTA در فعالیت های پنجاهمین سال خصوصا برنامه های مربوط به فارغ التحصیلان خارج از کشور مشارکت نماید.
- مکان یابی برای موزه تجهیزات و فناوری( بصورت موقت) توسط دبیرخانه و مدیریت تاسیسات وساختمان در حال انجام است.
- مکاتبه ای توسط ریاست محترم دانشگاه با روسای دانشکده ها در مورد تشکیل کمیته درون دانشکده ای جهت برنامه ریزی اقدامات دانشکده بمناسبت پنجاهمین سال انجام گرفته است.
**************************************************************
در جلسه ششم ستاد بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه با حضور نمایندگان دانشکده ها موارد ذیل مطرح گردید:
- تشکیل کمیته سیاستگذاری برنامه های پنجاهمین سال توسط ریاست دانشگاه
- تشکیل جلسه هماهنگی جهت ارائه پروژه تدوین تاریخچه جنبش دانشجویی دانشگاه ( توسط معاونت فرهنگی – اجتماعی و دبیرخانه)
- ارائه گزارشی از کمیته مستندسازی توسط دکتر مهدیقلی و ارسال نامه از طرف ایشان در مورد جمع آوری اطلاعات دانشکده بمنظور تکمیل سایت معرفی دانشکده ها در گنجینه اسناد.
- ارائه گزارشی از کمیته برگزاری مراسم شامل : بررسی زمان پیشنهادی، محتوای برنامه، هزینه برنامه، ترکیب شرکت کنندگان و مدعوین، تهیه طرح مقدماتی یادبود دانشگاه، نحوه انتخاب 50 نفر جهت اهدای جایزه.
- لزوم ارائه مستندسازی فعالیت ها و تاریخچه دانشکده ها و قسمت ها به کمک کارشناسان دبیرخانه
- پیگیری جهت تشکیل کمیته برنامه ریزی درون دانشکده ای با حضور نماینده انجمن فارغ التحصیلان
- تشکیل جلسات کمیته برنامه ریزی مراسم جهت تعیین زمان برگزاری مراسم و پیش بینی جدول زمانبندی اقدامات و آماده سازی سالن تربیت بدنی و پیش بینی مهمانان و ترکیب مهمانان و مدعوین
- فیلم انیمیشن از تاریخچه دانشگاه توسط روابط عمومی دانشگاه ساخته می شود.
- قرار است سرود جدیدی برای دانشگاه، کلیپی تاریخی و نمایشگاه عکس تاریخی بمناسبت پنجاهمین سال توسط دبیرخانه آماده شود.
*********************************************************
در اولین جلسه کمیته سیاستگذاری برنامه های پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه با حضور ریاست دانشگاه، کلیاتی از اهداف بزرگداشت و برنامه های پیش بینی شده توسط بخش های دانشگاه یا دبیرخانه توسط دبیر ستاد بزرگداشت ارائه گردید.
در جلسات کمیته سیاستگذاری، تاریخ اجرای مراسم اصلی و برنامه های مربوطه، دهه سوم اردیبهشت ماه سال 95 تعیین گردید. همچنین در این کمیته اهداف بزرگداشت و موضوع طرح توسعه دانشگاه و جهت گیری آینده و کمیته های لازم جهت انجام برنامه ها حول اجرای مراسم دانشکده ای، روابط بین الملل، مستند سازی، مالی و برنامه های دیگر مرور گردید.
*********************************************************
در جلسه مورخ 10/6/1394 ستاد بزرگداشت پنجاهمین سال تاسیس دانشگاه، اخبار فعالیت های دانشکده ای خصوصا جهت مستندسازی مطرح گردید. در این جلسه آقای دکتر گلستانی مسئول کمیته سیاستگذاری برنامه های پنجاهمین سال ضمن ارائه گزارشی بیان نمودند که دکتر فتوحی ستاد یاد شده را بمنظور تقویت برنامه ها تشکیل داده اند. این کمیته زمان برگزاری مراسم را جهت برگزاری بهتر آن به سال آینده انتقال داده و قرار است برنامه های پیش بینی شده تا کنون را هم مرور و بررسی نماید. ضمنا در دو جلسه برگزار شده در مورد هدف از بزرگداشت هم صحبت شده است.
- در مورد تهیه تاریخچه دانشکده ها پیشنهاد گردید پس از مرور اقدامات دانشکده ها فرمت واحدی تهیه شود.
- جهاد دانشگاهی نیز در کنار تهیه تاریخچه خود و نقش آن در روند فعالیت های دانشگاه، پیشنهاد برگزاری نشست نقش جهاد و دانشگاه در دفاع مقدس را داده است.
- رونوشت صورتجلسه ستاد بزرگداشت در مورد تشکیل کمیته های دانشکده ای به روسای دانشکده ها ارسال شده است.
- ارائه گزارشی از کمیته مستند سازی توسط دکتر مهدیقلی و توضیح پیرامون نوع اطلاعات دانشکده ها و مراکز مورد نیاز جهت انعکاس در گنجینه اسناد و تهیه جدولی برای مراجعه حضوری از طرف کتابخانه مرکزی به دانشکده ها جهت جمع آوری اسناد
- ارائه پیشنهاد به دانشکده ها مبنی بر عدم حذف اطلاعات اساتید بازنشسته
- تعیین زمان مراسم افتتاحیه المپیاد ورزشی