مستندسازی و حفظ و نگهداری آثار و اسناد و اطلاعات هر سیستم و پردازش و بهره برداری و انتقال اطلاعات وتجربیات، جایگاه مهمی در مدیریت دانش هر مجموعه؛ خصوصا مراکز علمی دارد. بخش مهمی از اسناد و اطلاعات، مربوط به سوابق شکل گیری ورشد وتوسعه دانشگاه می باشد.